Supplert med retningslinjer for informasjonssikkerhet og lojalitetsavtaler.

Vi vedlikeholder vårt styringssystem for informasjonssikkerhet som en del av det overordnede styringssystemet for å beskytte Nordic Certifications eiendeler mot alle mulige trusler, både interne og eksterne, utilsiktede og tilsiktede. Vi legger særlig vekt på kontinuitetsplanlegging, beskyttelse mot virus, løsepengevirus og hackere samt oppfølging gjennom hendelseshåndtering ved ekstraordinære hendelser.

Vi har denne policyen for å sikre både oss selv og kundene våre at:

• Konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og sporbarhet alltid opprettholdes.
• Alle hendelser dokumenteres og rapporteres når det er påkrevd.
• Risikostyring og kontinuerlige forbedringer står sentralt i virksomheten.
• Vi overholder kundekrav, myndighetskrav og lovkrav.
• Vi er upartiske ved vurdering av andre styringssystemer.
• Vi videreutdanner oss innen informasjonssikkerhet når det er behov for det.
• Vi klassifiserer informasjonsressurser.
• Vi setter av tilstrekkelige ressurser til sikkerhetsarbeidet.

• Sertifikater fra Nordic Certification er basert på kundenes behov, krav og forventninger og utstedes i samsvar med gjeldende akkrediteringsregler og øvrige påkrevde dokumenter.
• Våre sertifiserings- og opplæringstjenester oppleves som noen av de beste på markedet. Markedets tillit til våre opplæringstjenester og utstedte sertifikater er høy både nasjonalt og internasjonalt.
• Vi analyserer aktivt og kontinuerlig kundenes behov og krav for stadig å forbedre arbeidsmetodene og prosessene våre, både nå og i fremtiden.

Miljøarbeidet hos Nordic Certification kjennetegnes av åpenhet, et helhetlig perspektiv og en forebyggende tilnærming med fokus på kontinuerlige forbedringer. Vi arbeider for en bærekraftig samfunnsutvikling gjennom interne forbedringsaktiviteter og ved å støtte kundene våre i utviklingen av deres styringssystemer.

Det betyr at vi:

• integrerer miljøarbeidet i virksomheten og den langsiktige planleggingen vår,
• utvikler og tilbyr tjenester av høy kvalitet som er tilpasset samfunnets og kundenes behov med hensyn til aktivitetenes og produktenes miljøpåvirkning,
• bevisst og systematisk utvikler revisorenes miljøkompetanse,
• engasjerer medarbeiderne våre gjennom løpende informasjon om miljøspørsmål og vårt felles miljøarbeid,
• sparer på ressursene og løpende informerer og evaluerer leverandørene våre for sammen å drive miljøarbeidet fremover,
• tilpasser og forbedrer reisevanene våre for å redusere miljøpåvirkningen,
• overholder lover og regler som gjelder for virksomheten vår.

Personvernerklæring

Nordic Certification behandler personopplysninger i samsvar med den gjeldende generelle personvernforordningen (GDPR).

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nordic Certification behandler personopplysningene deres.

Vi beskytter personopplysningene deres med nødvendige tiltak, og dere har alltid rett til å kontakte oss for å få vite hvilke personopplysninger vi har registrert om dere.

Dere kan lese mer om rettighetene deres i denne erklæringen og besøke Datainspektionen på www.datainspektionen.se for ytterligere informasjon om behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Nordic Certification, organisasjonsnummer 556791-4071, er behandlingsansvarlig for opplysningene virksomheten samler inn og behandler, og er ansvarlig for å sikre at behandlingen skjer på en respektfull måte og i samsvar med gjeldende lovgivning.

Når samler vi inn personopplysninger om dere, og hvorfor behandles personopplysningene deres?

Nordic Certification samler inn personopplysninger som dere gir oss, eller som gis til oss av andre personer.

Nordic Certification kan behandle personopplysningene deres for å administrere og håndtere blant annet:

• Søknader om sertifiseringsoppdrag.
• Forespørsler om tjenestene våre.
• Nyhetsbrev til kunder med avtalte sertifiseringstjenester.
• Påmeldinger til våre opplæringsprogrammer.
• Søknadsdokumenter til utlyste stillinger.

Hvilke opplysninger behandles?

Nordic Certification samler inn og behandler ulike typer personopplysninger avhengig av sammenhengen og formålet med behandlingen. Dette kan blant annet omfatte:

• Navn
• Kontaktopplysninger (adresse, e-post, telefonnummer)
• Yrkesrelaterte opplysninger (stilling, firmanavn)
• Andre relevante opplysninger som gis frivillig

Hvem har tilgang til personopplysningene deres?

Personopplysningene deres brukes av Nordic Certification og i enkelte tilfeller av ulike tjenesteleverandører til Nordic Certification. Eksempler på tjenesteleverandører omfatter:

• IT-tjenester (virksomheter som håndterer nødvendig drift, teknisk support og vedlikehold av våre IT-løsninger) og
• revisorer som har inngått underleverandøravtaler med Nordic Certification.

Vi utleverer ikke personopplysninger med mindre det kreves i henhold til lovgivning eller myndighetsvedtak.

Overføring til tredjeland

Nordic Certification overfører ikke personopplysningene deres til land utenfor EU/EØS, med mindre dette uttrykkelig opplyses når dere gir oss personopplysningene deres.

Hvor lenge oppbevarer Nordic Certification AB opplysninger om dere?

Dokumenter oppbevares ikke lenger enn nødvendig for formålene personopplysningene brukes til.

Rett til innsyn

Dere har til enhver tid rett til å be om innsyn i personopplysningene vi har registrert om dere (kostnadsfritt én gang i året). Forespørselen må være skriftlig og personlig signert samt inneholde navn og personnummer. Dette er nødvendig for å sikre at vi utleverer opplysningene til riktig person.

Forespørsler om innsyn skal sendes til:
Nordic Certification AB

Rödbosundsvägen 40
184 60 ÅKERSBERGA
E-post: info@svenskcertifiering.com

Rett til retting

Hvis dere mener at personopplysningene deres er uriktige eller ufullstendige, har dere rett til å få dem rettet av oss.

Rett til sletting

Dere har under visse omstendigheter rett til å få personopplysningene deres slettet. Nordic Certification foretar en vurdering når en slik forespørsel mottas, for å avgjøre om det foreligger grunnlag for å slette personopplysningene.

Rett til å klage til den svenske personvernmyndigheten

Hvis dere mener at vi bryter reglene for behandling av personopplysninger, har dere rett til å sende inn en klage til den svenske personvernmyndigheten, som er tilsynsmyndighet for behandling av personopplysninger.

Kontaktopplysninger

Hvis dere har spørsmål om vår behandling av personopplysningene deres, er dere velkomne til å kontakte oss på følgende adresse:

Nordic Certification AB

Rödbosundsvägen 40
184 60 ÅKERSBERGA
E-post: info@svenskcertifiering.com

Nordic Certification skal være en trivelig, trygg og sikker arbeidsplass – det er en felles interesse for både medarbeiderne og virksomhetens ledelse, ettersom et godt arbeidsmiljø også bidrar til kvalitet og effektivitet. Vi ser trivsel og arbeidsglede som avgjørende for medarbeidernes engasjement.

Det betyr at vi:

• integrerer arbeidsmiljøarbeidet i virksomheten og den langsiktige planleggingen vår,
• utvikler og tilbyr tjenester av høy kvalitet som er tilpasset samfunnets og kundenes behov med hensyn til arbeidsmiljøets påvirkning på aktiviteter og produkter,
• bevisst og systematisk utvikler medarbeidernes og revisorenes kompetanse innen arbeidsmiljø,
• engasjerer medarbeiderne og eksterne revisorer gjennom løpende informasjon om arbeidsmiljøspørsmål og vårt felles arbeidsmiljøarbeid,
• overholder lover og øvrige regler som gjelder for virksomheten vår.

Arbeidsmiljøet hos Nordic Certification skal kjennetegnes av at medarbeiderne føler seg trygge med hensyn til egen helse og opplever arbeidet som både trivelig og givende.

Vi gjennomfører årlige medarbeidersamtaler og sikrer at alle medarbeidere kjenner sine roller, ansvar og fullmakter samt opplever at de har mulighet til å påvirke arbeidssituasjonen sin.

Denne policyen kommuniseres til midlertidig ansatte og andre parter som arbeider under Nordic Certifications ledelse.

ÅKERSBERGA, 2023-02-19
Administrerende direktør (CEO) / Michael Persaud

Nordic Certification utfører sertifiseringsaktiviteter. Sertifiseringsaktivitetene er regulert av regler som fastsetter hvilke former for andre aktiviteter enn sertifisering som er tillatt, og som kan betegnes som «konsulentaktiviteter».

Med «konsulentaktiviteter» mener vi levering av tjenester som omfatter informasjon eller opplæring til organisasjoner. Nordic Certification deltar ikke i utviklingen av styringssystemer for virksomheter som søker om sertifisering hos Nordic Certification.

Når Nordic Certification mottar forespørsler om tjenester, vurderer administrerende direktør/driftsansvarlig eller ansvarlig person i samråd med de utførende medarbeiderne om oppdraget kan gjennomføres uten å skape tvil om upartiskhet eller integritet. Dersom vurderingen viser at upartiskheten ikke kan sikres, gis det ikke tilbud på oppdraget.

Det er tillatt å arrangere og delta som undervisere og kursledere i opplæringsaktiviteter, forutsatt at informasjonen eller opplæringen er av generell karakter og er tilgjengelig på det åpne markedet.

Det er ikke tillatt å:

• Utarbeide og produsere manualer, håndbøker eller prosesser.
• Delta i beslutninger som gjelder styringssystemer.
• Gi spesifikk rådgivning av noe slag (inkludert økonomisk rådgivning) i forbindelse med utvikling og implementering av styringssystemer eller produkter med sikte på potensiell sertifisering.

Hvis en forespørsel om et oppdrag er av en slik karakter at den ikke innebærer tillatt informasjon eller opplæring i henhold til relevante regler, men derimot aktiviteter som kan skape tvil om upartiskhet og integritet, skal opplysninger om dette videreformidles til den relevante parten.

ÅKERSBERGA 2019-02-19
Michael Persaud
Administrerende direktør (CEO) / Ledende revisor

For å sikre en upartisk sertifiseringsprosess er det opprettet en sertifiseringskomité som gjennomgår Nordic Certifications aktiviteter i spørsmål som gjelder sertifisering. Komiteen har høy kompetanse innen styringssystemer samt de bransje- og produktområdene Nordic Certification arbeider innenfor.

Sertifiseringskomiteen består av følgende personer:

Stefan Enblom, Leder
stefan.enblom@hallbarhetscirkeln.se

Elisabeth Leu, Medlem
elisabeth.leu@dge.se

Elizabeth Smolle, Medlem
esmolle@esmolle.se

Lena Q Olsson, Medlem
lena@q4m.se

Michael Persaud, Administrerende direktør (CEO), Nordic Certification AB (NCAB)
michael.persaud@svenskcertifiering.com

Adam Eriksson, Nordic Certifications representant
adam.eriksson@svenskcertifiering.com

Lennart Ljungh, Medlem
lennart.ljungh@svenskcertifiering.com

Therese Göthberg, Nordic Certifications representant
therese.gothberg@svenskcertifiering.com

Nordic Certification, organisasjonsnummer 556791-4071, har implementert en varslingsordning i henhold til EU-direktivet, som den svenske regjeringen har gjennomført i svensk lovgivning gjennom lov (2021:890) om beskyttelse av personer som rapporterer om kritikkverdige forhold.

Det betyr at personer som varsler, skal være beskyttet mot represalier. Alle som i henhold til gjeldende lovgivning har rett til å varsle, skal ha mulighet til å gjøre dette på en trygg og sikker måte gjennom egnede kanaler.

Loven gjelder rapportering i en arbeidsrelatert sammenheng av opplysninger om kritikkverdige forhold der det er en allmenn interesse i at forholdene kommer frem.

Formålet med varslingspolicyen

Hvis dere har mistanke om kritikkverdige forhold eller brudd på lover og/eller regler, oppfordrer vi dere til å rapportere dette som en varslingssak.

Som varsler må dere på en eller annen måte ha eller tidligere ha hatt en arbeidsrelatert tilknytning til Nordic Certification.

Eksempler på forhold av allmenn interesse som bør rapporteres:*

• Økonomisk kriminalitet
• Korrupsjon
• Tilfeller av tyveri, skadeverk, bedrageri, underslag eller datainnbrudd.
• Miljøkriminalitet
• Alvorlige sikkerhetsmangler på arbeidsplassen
• Tilfeller av alvorlig diskriminering eller trakassering
• Andre alvorlige kritikkverdige forhold som påvirker menneskers liv eller helse
• Andre alvorlige kritikkverdige forhold som påvirker virksomheten

*Allmenn interesse kan for eksempel være at et produkt som en virksomhet produserer og selger, er farlig, eller at utslipp til miljøet har en vesentlig påvirkning på miljøet.

Hvem kan bruke varslingsordningen?
Varslingsordningen hos Nordic Certification er beregnet på medarbeidere og andre personer som har fått opplysninger om kritikkverdige forhold. Personkategorier som omfattes av den juridiske beskyttelsen, inkluderer for eksempel personer som har, har hatt eller har søkt ansettelse, praksisplass, konsulentoppdrag eller andre arbeidsoppgaver hos Nordic Certification.

Hvordan beskyttes varsleren?

Varsleren er i henhold til loven beskyttet mot represalier. Denne beskyttelsen innebærer at varsleren beskyttes mot negative tiltak som oppsigelse, degradering, trakassering eller andre negative konsekvenser som følge av rapportering av kritikkverdige forhold. Loven har som formål å skape et trygt og sikkert miljø der personer kan rapportere kritikkverdige forhold uten frykt for represalier.

Den rapporterende personen må dessuten på tidspunktet for rapporteringen ha rimelig grunn til å tro at opplysningene om de kritikkverdige forholdene var korrekte. Å ha rimelig grunn til å tro at opplysningene var korrekte, betyr at dere på tidspunktet for rapporteringen må ha grunn til å tro at opplysningene dere rapporterer, er riktige. Dere er ikke beskyttet dersom dere forsettlig eller bevisst rapporterer falske opplysninger.

Konfidensialitet
Rettighetene til personer som er involvert i varslingssaker, beskyttes i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Personopplysninger som inngår i saksbehandlingen, slettes senest 2 år etter at undersøkelsen er avsluttet. Det kan forekomme unntak dersom gjeldende lovgivning krever at personopplysninger oppbevares.

I tillegg er alle personer som deltar i behandlingen av undersøkelser, underlagt taushetsplikt og må ikke videreformidle opplysninger som kan avsløre identiteten til den rapporterende personen eller andre personer som nevnes i saken.

Hvordan kan jeg rapportere en hendelse?

Dere kan rapportere skriftlig ved å:

• Sende en e-post – se kontaktopplysningene nedenfor.
  Oppgi:
  Navn og kontaktopplysninger (e-post, telefonnummer)
  Detaljert beskrivelse av hva som har skjedd
  Dato, tidspunkt og sted for hendelsen
  Om dere ønsker tilbakemelding på rapporten.
• Sende et fysisk brev – se kontaktopplysningene nedenfor.
  Oppgi:
  Navn og kontaktopplysninger (e-post, telefonnummer)
  Detaljert beskrivelse av hva som har skjedd
  Dato, tidspunkt og sted for hendelsen
  Om dere ønsker tilbakemelding på rapporten.

Dere kan også rapportere muntlig ved å:

• Ringe – se kontaktopplysningene nedenfor.
  Dere mottar skriftlig tilbakemelding på rapporten.
• Avholde et fysisk eller digitalt møte – se kontaktopplysningene nedenfor.
  Dere mottar skriftlig tilbakemelding på rapporten.

Husk å oppgi navn og kontaktopplysninger ved rapportering. Det er ikke mulig å rapportere anonymt, ettersom Nordic Certification må kunne gi tilbakemelding om behandlingen av saken. Hvis dere ikke ønsker tilbakemelding, kan dere opplyse om dette. Vi kan også ha behov for å be dere utdype rapporten med ytterligere opplysninger.

Nordic Certifications behandling av varslingssaker

Når dere har sendt inn en rapport, undersøker Nordic Certification situasjonen og iverksetter egnede tiltak. Innrapporterte saker behandles innledningsvis av den driftsansvarlige, som vurderer om saken kan undersøkes internt av Nordic Certifications egne medarbeidere, eller om eksterne tjenester skal involveres.

Det interne undersøkelsesteamet består av utvalgte medarbeidere som har i oppgave å undersøke saken og deretter gi varsleren tilbakemelding om resultatet av undersøkelsen.

I tilfeller der en rapportert hendelse vurderes som uegnet for intern undersøkelse, skal lederen for Nordic Certifications sertifiseringskomité informeres, og egnede tiltak skal iverksettes for å undersøke saken uten involvering fra organisasjonen.

Tilbakemelding

Innen syv dager etter at Nordic Certification har mottatt rapporten, mottar dere en bekreftelse på mottak. Dere mottar ikke en slik bekreftelse dersom dere har oppgitt at dere ikke ønsker den, eller dersom vi vurderer at en bekreftelse vil avsløre identiteten deres.

Dere mottar tilbakemelding om tiltakene Nordic Certification har iverksatt som følge av rapporten, innen tre måneder fra datoen rapporten ble sendt inn.

Kontaktopplysninger

Hvis dere har spørsmål om varslingsprosessen vår, er dere velkomne til å kontakte oss!

Adresse

Nordic Certification AB
Att: Therese Göthberg
Rödbosundsvägen 40
186 40 ÅKERSBERGA

E-post
therese.gothberg@svenskcertifiering.com

Skriv gjerne «Whistleblowing» i emnefeltet.

Telefon
+46 70-355 88 01